Jak napisać e-mail z prośbą o urlop - z przykładami (2024)

Każdy pracownik potrzebuje chwili wytchnienia i krótkiego wypoczynku z rodziną lub przyjaciółmi.

Jeśli pracujesz ponad 40 godzin tygodniowo, terminowe wakacje pozwolą Ci odpocząć od codziennej harówki i zrelaksować się.

Jeśli planujesz wkrótce wziąć urlop i zastanawiasz się, jak zaintrygować swojego pracodawcę, najlepszym sposobem jest złożenie tego na piśmie.

Chociaż ustne zgody można łatwo zapomnieć, wiadomość e-mail z prośbą o urlop służy jako namacalny dowód Twojej zgody na urlop. Większość firm ma formularz wniosku urlopowego, który pracownicy muszą wypełnić i złożyć na kilka dni przed urlopem. Jeśli Twoja firma go posiada, możesz sporządzić prosty e-mail z prośbą o urlop jako dodatkowy dokument do wniosku urlopowego.

W tym blogu omówimy, dlaczego ważne jest, aby napisać e-mail z prośbą o urlop do swojego przełożonego przed wzięciem urlopu. Ponadto pokażemy Ci kilka przykładowych wiadomości e-mail z prośbą o urlop, które pomogą Ci napisać przekonujący e-mail z prośbą o urlop.

Więc bez zbędnych ceregieli, zaczynajmy!

Oto, co omówi ten artykuł:

1. Dlaczego sporządzenie e-maila z prośbą o urlop jest ważne?
2. Przykładowe listy z prośbą o urlop
3. Jak napisać dobrze sformułowany e-mail z prośbą o urlop?
4. Wskazówki dotyczące sporządzania e-maili z prośbą o urlop
5. Przykładowe e-maile z prośbą o urlop

Dlaczego sporządzenie e-maila z prośbą o urlop jest ważne?

E-mail z prośbą o urlop to formalny dokument pisemny określający konkretne daty, w których potrzebujesz urlopu, oraz powód, dla którego bierzesz urlop. Każda firma ma odrębne, ustalone zasady i statuty, na podstawie których wnioski urlopowe są zatwierdzane lub anulowane. W związku z tym należy sporządzić e-mail z prośbą o urlop zgodnie z zasadami firmy.

Dobrze wyartykułowana wiadomość e-mail z prośbą o urlop nie tylko informuje pracodawcę/kierownika o datach urlopu, ale musi również zapewniać go, że Twoja praca jest objęta ubezpieczeniem na czas urlopu. Jeśli zagwarantujesz, że wakacje nie zakłócą Twojej pracy i realizacji zadań, znacznie łatwiej będzie uzyskać zatwierdzenie wniosku. Ideą napisania e-maila z prośbą o urlop jest ustanowienie jasnej linii komunikacji i zaufania między Tobą a Twoim pracodawcą.

Przykładowe listy z prośbą o urlop

Zwykle istnieją dwa powody, dla których pracownicy wysyłają e-mail z prośbą o urlop:

1. Powody osobiste/rodzinne

Oto standardowy szablon wiadomości e-mail z prośbą o urlop z powodów osobistych/rodzinnych:

Temat:Wniosek urlopowy

Drogi (imię odbiorcy),

Chcę złożyć wniosek o urlop od poniedziałku (7 września) do środy (16 września).

Będę podróżować na ślub mojej siostry. Chcę cię poinformować, że przed wyjazdem dokończę mój bieżący projekt i rezultaty. Ponadto podczas mojej nieobecności mój zespół zaoferuje niezbędne wsparcie (w razie potrzeby).

W nagłych przypadkach możesz skontaktować się ze mną pod moim adresem służbowym (twoje imię i nazwisko)@email.com oraz pod moim numerem telefonu.

Dziękuję za rozpatrzenie mojej prośby.

Z poważaniem,

(Twój podpis)

(Twoje imię)

2. Względy medyczne

Poniżej znajduje się przykładowa wiadomość e-mail z prośbą o urlop z powodów medycznych:

Temat:Wniosek o zwolnienie lekarskie

Drogi (imię kierownika),

Piszę ten list, aby poprosić o urlop od wtorku (15 grudnia) do czwartku (24 grudnia).

Powodem tego wniosku o urlop są wyłącznie względy medyczne. Od dawna chciałem zrobić pełne badanie ciała dla mojej rodziny i czuję, że teraz jest odpowiedni czas, aby to zrobić. Wizytę u lekarza mam wyznaczoną na 21.12.2020.

Jeśli chodzi o moje projekty, zapewniam cię, że przed wyjazdem wyślę rezultaty. Rozmawiałem już z moim przełożonym, a podczas mojej nieobecności nie ma zaplanowanego zadania priorytetowego.

Jeśli będziesz mnie potrzebować, skontaktuj się ze mną na mój służbowy e-mail.

Mam nadzieję, że rozumiesz moją prośbę o ten urlop. Nie mogę się doczekać Twojej odpowiedzi.

Dziękuję,

(Twój podpis)

(Twoje imię)

Jak napisać dobrze sformułowany e-mail z prośbą o urlop?

Napisanie e-maila z prośbą o urlop nie jest zniechęcającym zadaniem, jeśli wiesz, co musisz uwzględnić w liście z prośbą. Te sześć kroków powinno pomóc w stworzeniu idealnego e-maila z prośbą o urlop przy zachowaniu zasad i etykiety w miejscu pracy:

1.Zacznij od jasnego i krótkiego tematu

Twój temat nadaje ton listowi z prośbą, a zatem musi być na miejscu. Wybierz wiersz tematu zawierający 3-5 słów i zawsze staraj się, aby był prosty. Nie musisz podawać powodu urlopu w samym temacie – zrobi to treść Twojego e-maila.

Oto kilka przykładów tematów wiadomości e-mail z prośbą o urlop:

• Wniosek urlopowy
• Wniosek o urlop
• Wniosek o coroczny urlop
• Wniosek o urlop roczny
• Wymówienie pisemne pracy
• Wniosek urlopowy dorywczy
• Zostaw wniosek o leczenie

2.Podaj daty urlopu

Po powitaniu odbiorcy w e-mailu z prośbą o urlop, w pierwszym wierszu listu należy podać daty nieobecności w pracy. Dzięki temu Twój pracodawca może sprawdzić konkretne daty, sprawdzić, czy między tymi datami jest coś ważnego i odpowiednio zatwierdzić/anulować Twój wniosek urlopowy.

3. Wspomnij o celu napisania e-maila

Po podaniu dat urlopu możesz od razu przejść do uzasadnienia, dlaczego chcesz skorzystać z urlopu. Bez względu na motywy, sprawy rodzinne, problemy zdrowotne lub podróże, wspomnij o tym wyraźnie. Jeśli masz przełożonego, możesz też oświadczyć, że rozmawiałeś już z przełożonym o urlopie i on się na to zgadza.

Chociaż nie musisz szczegółowo wyjaśniać swojej prośby o urlop, upewnij się, że jest to prawdziwy powód (taki, który twój pracodawca zrozumie i zatwierdzi).

4.Opracuj, jak planujesz zarządzać pracą przed urlopem

W drugim akapicie powinieneś wspomnieć, jak planujesz zarządzać swoją pracą przed urlopem. Tutaj możesz określić projekty, nad którymi pracujesz, jak przygotowujesz swój zespół do wsparcia, komu delegujesz swoją pracę, jak planujesz dostarczyć zaplanowane produkty podczas Twojej nieobecności w biurze.

Ta niewielka inkluzja pokaże Twoje zaangażowanie w pracę i firmę. Zapewni to pracodawcę, że poważnie traktujesz swoją pracę i podejmujesz odpowiednie działania, aby Twoja nieobecność nie miała wpływu na jej funkcjonowanie.

5.Pokaż, że będziesz dostępny

Zakończ e-mail z prośbą o urlop, wspominając, że będziesz otwarty na dalszą dyskusję dotyczącą wniosku o urlop lub jakiejkolwiek sytuacji związanej z pracą. Podaj swoje dane kontaktowe/identyfikator e-mail w ramach uprzejmości zawodowej, aby ułatwić przejrzystą komunikację między Tobą a Twoim pracodawcą.

6.Podziękuj im z góry

Zanim podpiszesz wniosek, z góry podziękuj odbiorcy za rozpatrzenie Twojej prośby. Jeśli nic więcej, jest to uprzejmy i profesjonalny gest z Twojej strony.

Dodatkowa lektura:Jak napisać e-mail uzupełniający po rozmowie kwalifikacyjnej

Wskazówki dotyczące sporządzania e-maili z prośbą o urlop

Teraz, gdy wiesz, co musisz uwzględnić w e-mailu z prośbą o urlop, zapoznaj się z tymi wskazówkami, aby ulepszyć wniosek o urlop:

1.Zrób swoje badania

Jak wspomnieliśmy wcześniej, każda firma ma określoną politykę urlopową. Dlatego ważne jest, aby przed złożeniem wniosku o urlop dokładnie zapoznać się z polityką urlopową firmy. Jeśli Twoja organizacja nie ma pisemnej polityki urlopowej, najlepiej zapytać swojego przełożonego lub kierownika HR o standardowe praktyki w zakresie składania wniosków o urlop.

Ponownie, jeśli Twoja firma ma zasadę naliczania płatnego czasu wolnego, musisz dowiedzieć się, ile płatnych i bezpłatnych urlopów Ci pozostało. Po dokładnym zbadaniu polityki Twojej firmy dowiesz się, ile dni możesz wziąć wolne od pracy.

2.Planować z wyprzedzeniem

Planując urlop, najlepiej jest złożyć wniosek urlopowy z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem. W przypadku wniosków o urlop zazwyczaj obowiązuje okres wypowiedzenia — może to być od kilku dni do tygodni, w zależności od liczby dni, w których chcesz wziąć urlop. Również w przypadku ubiegania się o urlop w przypadku popularnych sezonów urlopowych, takich jak wakacje letnie lub zimowe, standardowym protokołem jest miesięczny okres wypowiedzenia.

Ubiegając się o urlop z dużym wyprzedzeniem, zapewniasz pracodawcy wystarczająco dużo czasu na rozważenie Twojego wniosku i podjęcie niezbędnych działań w celu zaplanowania, w jaki sposób zespół będzie obsługiwał projekty podczas Twojej nieobecności.

3.Określ najdogodniejsze terminy

Spróbuj dowiedzieć się, które daty będą najlepsze zarówno na Twój urlop, biorąc pod uwagę obciążenie pracą, trwające projekty i przyszłe rezultaty. Najlepszy czas na zaplanowanie wakacji to czas po zakończeniu dużego projektu lub w okresie wolnych pór roku. Na przykład, jeśli zajmujesz się klientem zagranicznym, okres około Bożego Narodzenia byłby idealny na wakacje, ponieważ klienci są zwykle na urlopie od Bożego Narodzenia do Nowego Roku.

4.Zawsze najpierw pytaj osobiście

Przed wysłaniem e-maila z prośbą o urlop dobrze jest najpierw osobiście zapytać o to swojego kierownika zespołu/menedżera. W ten sposób możesz porozmawiać twarzą w twarz z przełożonym i lepiej zorientować się w dogodnych terminach, odpowiednim czasie urlopu i odpowiednio zaplanować właściwy sposób działania. To pozwoli Tobie i Twojemu pracodawcy zastanowić się, jak najlepiej zaplanować pracę podczas Twojej nieobecności.

5.Kontynuacja z e-mailem z przypomnieniem

Tydzień wcześniej możesz delikatnie przypomnieć o swoim urlopie zarówno swojemu zespołowi, jak i przełożonemu. Będzie to służyć dwóm celom - nie tylko przypomni im o datach urlopu, ale także da im czas na sprawdzenie, czy wszystkie trwające projekty są na dobrej drodze lub zakończone przed wyjazdem.

6.Poinformuj wszystkich, którzy powinni wiedzieć

Bardzo ważne jest, aby poinformować wszystkich współpracowników, którzy są obecnie zaangażowani w Twoje projekty. Informuj wszystkich ważnych interesariuszy. Podziel się także swoją pracą ze swoim zespołem i pomóż im zaplanować przepływ pracy, aby wszystko przebiegało płynnie nawet podczas Twojej nieobecności. Poinformuj członków zespołu o wszystkich zaangażowanych interesariuszach, klientach i partnerach oraz poinstruuj ich, jak radzić sobie w różnych możliwych sytuacjach.

7.Zwięźle zwięźle złóż wniosek

Doskonały e-mail z prośbą o urlop to taki, który zawiera wszystkie niezbędne informacje i jest prosty, jasny i precyzyjny. Dołącz wszystkie wymagane szczegóły (wspomnieliśmy powyżej) w e-mailu z prośbą o urlop. Nie podawaj nieistotnych informacji ani nie owijaj w bawełnę — to oficjalne pismo, więc zachowaj profesjonalizm.

8.Wypełnij wszystkie wymagane formularze urlopowe

Przed oficjalnym złożeniem wniosku o urlop upewnij się, że wypełniłeś wszystkie niezbędne formularze wniosków urlopowych swojej firmy. Przeczytaj uważnie formularze, aby znaleźć wyjątki/wymagania dotyczące przedłużonego urlopu, wypełnij formularz zgodnie z wytycznymi firmy, dokument dotyczący polityki urlopowej, a następnie przygotuj e-mail z prośbą o urlop.

Przykładowe e-maile z prośbą o urlop

Oto kilka przykładowych e-maili z prośbą o urlop i wersja robocza e-maila z przypomnieniem, które pomogą Ci zacząć:

Nieformalna wiadomość e-mail z prośbą o urlop do kierownika

Temat: Wniosek o urlop

Cześć (imię odbiorcy),

Mam nadzieję, że ten list zastanie cię w dobrym zdrowiu. Piszę ten list, aby ubiegać się o coroczny urlop od 14 października do 2 listopada. Wrócę do biura 3 listopada.

Ubiegam się o urlop, ponieważ moje rodzinne wakacje są już dawno spóźnione. Nie mogę się doczekać spędzenia czasu z rodziną. Planujemy podróż do Europy.

Będę dostępny przez e-mail (twój służbowy adres e-mail), ale nie przez telefon, gdy mnie nie będzie. Jeśli chodzi o pracę, zrobię wszystko, co konieczne, aby dokończyć dostawy przed moim wyjazdem. Ponadto będę informować moich kolegów o mojej pracy i kierować nimi w każdy możliwy sposób, aby oferować niezbędne wsparcie podczas mojej nieobecności.

Dziękuję za rozpatrzenie mojej prośby. Będę czekać na twoją odpowiedź.

Z poważaniem,

(Twój podpis)

(Twoje imię)

Formalna wiadomość e-mail z prośbą o urlop do kierownika

Temat: Wniosek o coroczny urlop wypoczynkowy

Drogi (imię odbiorcy)

Piszę ten list jako oficjalną prośbę o mój coroczny urlop od 1 czerwca do 15 czerwca. Zaplanowałem dwutygodniową wycieczkę do południowych Indii z moją rodziną i mam nadzieję, że to zaakceptujecie.

Dołączę do biura 16 czerwca i podczas mojej nieobecności poprosiłem (imię kolegi) o przejęcie moich projektów. Postaram się zakończyć wszystkie moje trwające projekty przed wyjazdem, ale jeśli pojawi się coś pilnego, (imię kolegi) pomoże w tym samym. Możesz skontaktować się ze mną przez e-mail (służbowy adres e-mail) lub telefon (numer telefonu komórkowego) w każdej sprawie związanej z pracą.

Dziękuję za uznanie mojej prośby. Czekam na Twoją odpowiedź.

Z poważaniem,

(Twój podpis)

(Twoje imię)

Przykładowy e-mail z przypomnieniem o urlopie

Temat:Przypomnienie o urlopie wypoczynkowym

Drogi (imię odbiorcy),

Piszę tego e-maila jako delikatne przypomnienie o zbliżającym się urlopie. Jak wspomniano wcześniej w zeszłym miesiącu, będę nieobecny w biurze od 1 do 15 czerwca.

Ukończyłem bieżące projekty, a nawet wysłałem produkty do naszych klientów. Jednak w przypadku nagłej pomocy przy moich projektach (imię kolegi) będzie zajmować się moimi projektami podczas mojej nieobecności.

Dziękuję za zgodę na mój urlop. Jeśli będziesz mnie potrzebować, będę dostępny przez e-mail (twój służbowy adres e-mail).

Z poważaniem,

(Twój podpis)

Rozpocznij przygotowanie do rozmowy technicznej przezzapisując się na nasz webinarDzisiaj.

Ważna kategoria -

Pytania do wywiadu -Pytania do wywiadu Google,Pytania do wywiadu na Facebooku,Pytania do wywiadu Amazon,Pytania do wywiadu Netflix

Uczyć się -Algorytmy sortowania,Algorytm wyszukiwania binarnego,Binarne sortowanie przez wstawianie,Algorytm BFS,Sortowanie kubełkowe