Goście i sprzedawcy udali się do domów, a Ty zdjąłeś firmowe szyldy – teraz nadszedł czas, aby wysłać e-mail z podziękowaniami za obecność.
Dalsze e-maile to a sprawdzony sposóbaby poprawić zaangażowanie uczestników, zebrać opinie i promować przyszłe wydarzenia. Zapoznaj się z tym przewodnikiem, aby poznać nasze najważniejsze wskazówki dotyczące tworzenia wiadomości e-mail, od idealnego tematu po podpis. Zajmujemy się wszystkim, od struktury po maksymalne wykorzystanie personalizacji.
Skorzystaj z naszych szablonów wiadomości e-mail po wydarzeniu, aby rozpocząć, lub utwórz własne, aby pasowały do Twojej marki i profilu uczestnika.
Spis treści
Po co wysyłać e-maile uzupełniające po wydarzeniach?
10 najlepszych praktyk dotyczących pisania e-maila uzupełniającego
7 przykładowych szablonów wiadomości e-mail dotyczących zdarzeń
Po co wysyłaćpodejmować właściwe krokie-maile po wydarzeniach?
Wysłanie wiadomości po wydarzeniu do uczestników wiąże się z całym szeregiem korzyści, w tym:
1.Budowanie związków:Podziękowania to prosty, ale skuteczny sposób na pokazanie uczestnikom i interesariuszom, że cenisz ich czas i zaangażowanie. Pomaga budować i wzmacniać relacje, które mogą zwiększać zaangażowanie, budować lojalność i tworzyć przyszłe możliwości.
2.Zbieranie opinii: kolejne e-maile to świetny sposób na zebranie opinii. Wykorzystaj je, aby ulepszyć przyszłe wydarzenia i upewnić się, że potrzeby uczestników są spełnione.
3.Zachęcaj do powtórnej obecności:Wysyłając przemyślaną wiadomość, możesz zachęcić uczestników do powrotu na następne wydarzenie, co jest ważne dla budowania długoterminowej publiczności i generowania powtarzalnych transakcji.
4.Utrzymanie pozytywnego wizerunku:Dobrze przygotowany e-mail może pomóc w utrzymaniu pozytywnego wizerunku Twojej organizacji i promowaniu Twojej marki. Może również pomóc wywrzeć trwałe wrażenie na uczestnikach, co może prowadzić do pozytywnego przekazu ustnego i zwiększonej widoczności.
5.Kontynuowanie rozmowy:Twój e-mail to świetny sposób na podtrzymanie rozmowy po wydarzeniu i dalsze budowanie relacji z uczestnikami i interesariuszami. Ponadto można go wykorzystać jako okazję do podzielenia się dodatkowymi informacjami i zasobami lub zachęcenia uczestników do pozostania zaangażowanym w Twoją organizację.
6.Pomiar sukcesu:Twoja wiadomość uzupełniająca może pomóc w zmierzeniu sukcesu wydarzenia i zebraniu opinii. Zebrane informacje zwrotne i dane dotyczące zaangażowania mogą pomóc w ocenie sukcesu wydarzenia, zidentyfikowaniu obszarów wymagających poprawy i podejmowaniu decyzji opartych na danych w przyszłości.
10 najlepszych praktyk dotyczących pisania e-maila uzupełniającego
Napisanie e-maila może wydawać się proste, ale przemyślany i zoptymalizowany e-mail może pozostawić ludziom dobre wrażenie na temat Twojego wydarzenia — może nawet doprowadzić do potencjalnych klientów! Po przeanalizowaniu kilku działań następczych naszych twórców, stworzyliśmy listę najlepszych praktyk, które pomogą Ci stworzyć własne!
1. Zaplanuj swój e-mail z wyprzedzeniem
Chociaż Twoi uczestnicy nie otrzymają e-maila z kontynuacją wydarzenia, dopóki nie opuszczą wydarzenia, wcześniejsze sporządzenie go może zaoszczędzić czas w ciągu dnia.
- Zaplanuj, kiedy go wysłać: Wyślij wiadomość e-mail jak najszybciej po wydarzeniu, kiedy jest jeszcze świeża w umysłach uczestników. Zaplanuj czas, aby dotarła, gdy będą w domu – w przypadku wieczornych wydarzeń e-mail, który dotrze wcześnie następnego ranka, może się sprawdzić.
- Pomyśl o swoim wezwaniu do działania:Co chcesz, aby twoi uczestnicy robili później? Poproś ich o wypełnienie ankiety zwrotnej, zachęć ich do publikowania w mediach społecznościowych z hashtagiem wydarzenia lubzaprosić ich do rezerwacji przyszłych wydarzeń.
- Link do dodatkowych zasobów:Jeśli jest coś istotnego, co odnosi się do Twojego wydarzenia lub przyszłych wydarzeń, wyślij je do uczestników w ramach wiadomości e-mail po wydarzeniu.
2. Uporządkuj swój e-mail
- Zacznij od spersonalizowanego powitania:Zwracaj się do każdego odbiorcy po imieniu i, jeśli to konieczne, odnieś się do jego konkretnych działań lub zaangażowania podczas wydarzenia.
- Podsumuj wydarzenie:Oddzwoń do kluczowych momentów podczas wydarzenia i wyróżnij konkretne dania na wynos. Wyraź uznanie dla ogólnej frekwencji uczestników i ich wsparcia podczas całego wydarzenia.
- Dodaj informacje uzupełniające:Zaproś swoich uczestników na wszelkie nadchodzące wydarzenia lub okazje do przyszłego zaangażowania, takie jak seminaria internetowe, funkcje sieciowe lub wydarzenia w podobnym obszarze. Na przykład,„Pozostań w kontakcie, biorąc udział w naszym wydarzeniu networkingowym w przyszłym miesiącu”.
- Udostępnij zdjęcia lub filmy z wydarzenia:Dodaj dowolne zdjęcia lub filmy z wydarzenia, aby dać uczestnikom szansę ponownego przeżycia tego doświadczenia i podzielenia się nim z innymi osobami, które nie były tam obecne. Na przykład,„Sprawdź niektóre z naszych ulubionych momentów z wieczoru”.
- Dołącz dane kontaktowe:Poinformuj uczestników, jak mogą się z Tobą skontaktować, jeśli mają jakieś pytania lub uwagi. Umieść link do swojej witryny lub mediów społecznościowych, aby wiedzieli, gdzie mogą dowiedzieć się więcej, jeśli są zainteresowani przyszłymi wydarzeniami. Na przykład,„Chcielibyśmy usłyszeć od ciebie. Skontaktuj się mailowo lub telefonicznie”.
- Zakończ podziękowaniem:Uzupełnij wiadomość e-mail końcowym podziękowaniem, które wyraża uznanie za wsparcie uczestników.
- Zakończ wyraźnym, dobrze zaprojektowanym podpisem e-mail:Dołącz logo swojej firmy i dane kontaktowe.
Aby uzyskać więcej przykładów struktury wiadomości e-mail, zapoznaj się z naszymi specjalnie zaprojektowanymiszablony wiadomości e-mail dla wydarzeń, w tymszablony komunikacji z uczestnikami.
3. Dołącz jasny i przekonujący temat
- Mów krótko:Jeśli temat jest za długo,niektóre z nich mogą zostać obcięte (zwłaszcza jeśli odbiorca przegląda wiadomości e-mail na swoim telefonie).
- Podpowiedź, co jest w środku:Użyj wiersza tematu, aby pokazać odbiorcy, dlaczego powinien otworzyć wiadomość e-mail i dowiedzieć się więcej.
- Rozważ użycie personalizacji:Przyciągnij uwagę odbiorcy tematem o określonej nazwie, takim jak „Dziękuję [imię uczestnika] za bycie częścią [Wydarzenia]”.
Przykłady zwycięskich linii tematycznych e-maili
Thewiersz tematuto pierwsza część Twojego e-maila uzupełniającego, którą zobaczą Twoi uczestnicy, dlatego ważne jest, aby przyciągnęła ich uwagę i zachęciła do dalszej lektury.
Sprawdź niektóre z naszych ulubionych tematów e-maili z podziękowaniami:
- Dziękujemy za bycie częścią [Nazwa wydarzenia]!
- [Nazwa wydarzenia] zakończyło się sukcesem dzięki Tobie!
- Twoja obecność została doceniona na [nazwa wydarzenia]
- Dziękujemy za uczynienie [Nazwa wydarzenia] niezapomnianym przeżyciem
- Nie moglibyśmy tego zrobić bez Ciebie! Podsumowanie [Nazwa wydarzenia].
- [Nazwa wydarzenia] było super, dzięki za obecność!
- [Nazwa wydarzenia] odniosła ogromny sukces dzięki uczestnikom takim jak Ty!
- [Nazwa wydarzenia]: Podsumowanie i wielkie podziękowania
- [Nazwa wydarzenia] odniosła ogromny sukces, dziękujemy za wsparcie!
4. Co zawrzeć w e-mailu z podziękowaniami
Jeśli chodzi o pisanie treści, należy uwzględnić kilka kluczowych obszarów:
- Wyraź wdzięczność swoim uczestnikom za umożliwienie wydarzenia.Pomyśl, jak chcesz podziękować za ich obecność. Niezależnie od tego, czy uczestniczyli w debacie, organizowali stoisko na wystawie, czy krzyczeli w tłumie na koncercie, wydarzenia po prostu nie byłyby takie same bez nich — więc daj im o tym znać.
- Podkreśl najważniejsze wnioski z wydarzenia.Czy Twoi uczestnicy nawiązali nowe kontakty lub odkryli nowe możliwości biznesowe podczas Twojego wydarzenia? Czy słyszeli muzykę z nowego albumu, próbowali jedzenia od nowego sprzedawcy lub słyszeli czytanie z nowej książki? Czy pomogli wesprzeć fundusz charytatywny lub pomoc w przypadku klęsk żywiołowych? Przypomnij uczestnikom o kluczowym przesłaniu lub celu wydarzenia.
- Podtrzymuj konwersację.Zaproś uczestników do refleksji na temat wydarzenia i podzielenia się swoimi przemyśleniami za pomocą ankiety zwrotnej lub opublikuj swoje zdjęcia w mediach społecznościowych. Skieruj ich na przyszłe wydarzenia, w które mogą chcieć się zaangażować.
Zapoznaj się z poniższą próbką wiadomości e-mail po wydarzeniu, aby uzyskać inspirację, lub sprawdź nasze inneszablony kopii e-maili z wydarzeniamiwięcej przykładów.
5. Formatowanie i projektowanie Ace
Podobnie jak cały marketing wydarzeń, Twój e-mail musi być dobrze zaprojektowany i dostosowany do Twojej marki. Zalecamy, aby było to dość proste, aby czytelnicy mieli gwarancję, że otrzymają wszystkie kluczowe wiadomości, które im wysyłasz.
- Wybierz wyraźną, czytelną czcionkę i zachowaj ten sam rozmiar w całym tekście, aby uczestnicy nie rozpraszali się nagłymi zmianami
- Podziel dłuższe akapity, aby uniknąć dużych bloków tekstu
- Oszczędnie używaj obrazów i grafiki, aby pokazać wydarzenie
- Nie twórz e-maili zbyt długich ani trudnych do odczytania na telefonie
Po utworzeniu pierwszej wersji roboczej przetestuj swój e-mail na kilku różnych urządzeniach, aby upewnić się, że wygląda tak, jak tego oczekujesz. Jeśli używasz tagów scalania lub treści dynamicznych, przed wysłaniem skonfiguruj kilka ćwiczeń, aby upewnić się, że działają prawidłowo.
6. Poproś o opinię
Będziesz chciał wiedzieć, co ludzie myślą o Twoim wydarzeniu, aby ulepszyć je następnym razem, więc dlaczego nie poprosić ludzi o szczerą opinię?
Może to mieć formę oddzielnego e-maila z ankietą lub jako część podziękowania za nadejście e-maila, który wysyłasz. Tak czy inaczej, upewnij się, że informacje zwrotne są uporządkowane, abyś mógł wykorzystać je do informowania o przyszłych wydarzeniach.
7. Zachowaj to osobiście
Personalizacja wiadomości e-mail pozwala uczestnikom wiedzieć, że szczególnie ich cenisz. Jak najlepiej to zrobić, zależy od wydarzenia i uczestników.
- Użyj tagów scalania, aby automatycznie wstawić dane osobowe z listy kontaktów do wiadomości e-mail. Jest to świetne rozwiązanie do zwracania się do uczestników po imieniu na początku wiadomości e-mail lub w temacie.
- Podziel swoją listę e-mailową zgodnie z kluczowymi cechami uczestników. W ten sposób możesz wysyłać e-maile do każdej grupy na podstawie ich zainteresowań lub działań podjętych podczas wydarzenia. Na przykład możesz podziękować każdemu, kto prowadził stoisko na wystawie, za jego rolę, a osobno podziękować uczestnikom standardowego wejścia za przybycie i zainteresowanie stoiskami.
- Korzystanie z dynamicznych treści pozwala na pokazywanie różnych treści różnym odbiorcom.
- Rozważ użycie przyjaznego, konwersacyjnego tonu, aby uczestnicy czuli się zaopiekowani.
8. Pamiętaj o RODO
RODOoznacza, że musisz zachować szczególną ostrożność podczas wysyłania e-maili do ludzi i przechowywania ich informacji. Oto trzy ważne rzeczy, o których należy pamiętać:
- Jeśli uczestnicy wydarzenia nie wyrazili zgody na otrzymywanie wiadomości od Ciebie, nie możesz wysłać do nich e-maila z podziękowaniami — więc nawet jeśli dali Ci swoją wizytówkę, nie możesz po prostu dodać ich do listy mailingowej. Możesz jednak skontaktować się z nimi i zapytać, czy chcą się zarejestrować, aby otrzymywać e-maile.
- Ważne jest, aby podczas wysyłania wiadomości e-mail używać BCC zamiast CC, aby zachować prywatność adresów e-mail wszystkich osób.
- Jeśli zamierzasz wykorzystywać dane – takie jak wskaźniki otwarć e-maili – do planowania przyszłych kampanii e-mailowych, musisz poinformować o tym odbiorców. Przykładem może być wysyłanie różnego rodzaju treści w oparciu o to, co dana osoba wcześniej przeczytała. Ponieważ monitorujesz ich zachowanie, musisz dać im możliwość wypisania się z listy mailingowej.
9. Kontynuuj rozmowę
Miej pod ręką szablon e-maila uzupełniającego, aby móc go wysłać, gdy jest jeszcze świeży w umysłach uczestników.
E-mail z podziękowaniami to idealne miejsce, aby dowiedzieć się, co Twoim uczestnikom podobało się w wydarzeniu i gdzie jest miejsce na ulepszenia.Aby zebrać opinie od uczestników, użyj narzędzia takiego jakAnkietaMałpa.
Dzięki 15 różnym typom pytań do ankiety do wyboru, możesz utworzyć ankietę dostosowaną do potrzeb lub skorzystać z gotowego szablonu, który pomoże Ci zadać właściwe pytania i uzyskać najbardziej przydatne odpowiedzi.
Po utworzeniu szybkiego kwestionariusza zachęć ludzi do jego wypełnienia, oferując respondentom losowanie nagród.
Oprócz proszenia o opinie, buduj relacje z uczestnikami, pozostając z nimi w kontakcie i zapraszając ich na przyszłe wydarzenia.
- Wykorzystaj media społecznościowe, aby kontynuować rozmowę i udostępniać treści związane z wydarzeniem. Zachęć uczestników do dzielenia się własnymi zdjęciami i doświadczeniami oraz odpowiadania na komentarze i pytania.
- Zorganizuj seminarium internetowe lub wydarzenie online, aby zapewnić uczestnikom dodatkową wartość.
- Utwórz społeczność dla uczestników, w której mogą się ze sobą łączyć i kontynuować rozmowę.
- Zapraszaj uczestników na ekskluzywne wydarzenia, takie jak wydarzenia networkingowe, spotkania lub dyskusje przy okrągłym stole.
- Bądź w kontakcie z uczestnikami, wysyłając regularne aktualizacje i odpowiednie treści za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych kanałów komunikacji.
10. Zakończ jasnym wezwaniem do działania
Uzupełnij swój e-mail, zapraszając uczestników do wyrażenia opinii, pozostania w kontakcie lub zarezerwowania kolejnego wydarzenia.
Jeśli w przygotowaniu jest już nowe wydarzenie, pamiętaj o dołączeniu swojegozaproszenie na wydarzenie. Jeśli nie, daj im znać, kiedy mogą spodziewać się dat.
7 przykładowych szablonów wiadomości e-mail dotyczących zdarzeń
Teraz, gdy wiesz już, jak stworzyć idealne podziękowanie za nadejście wiadomości e-mail, oto kilka szablonów uzupełniających dla każdego aspektu. Od standardowego „dziękuję za przybycie”, po poinformowanie kogoś, że wspaniale było spotkać się z nim po imprezie firmowej. Zawarliśmy nawet ankietę po wydarzeniu i podziękowania dla e-maili zespołu. Wszystkie znajdziesz poniżej!
Dziękujemy za udział w wydarzeniu
Temat: Dziękujemy za udział [nazwa wydarzenia]
Drogi [imię uczestnika],
Chciałem poświęcić chwilę, aby osobiście podziękować za udział w wydarzeniu [Nazwa wydarzenia] w dniu [Data wydarzenia]. Wasza obecność i udział przyczyniły się do sukcesu wydarzenia i naprawdę dziękujemy za wsparcie.
Mam nadzieję, że [główny temat wydarzenia/mówca/panel] był dla Ciebie równie pouczający i wciągający jak my. Otrzymaliśmy wiele pozytywnych opinii i cieszymy się, że udało Ci się wynieść cenne informacje z wydarzenia.
Cenimy Twoją opinię. Jeśli masz chwilę, wypełnij naszą ankietę, abyśmy mogli ulepszyć nasze kolejne wydarzenia. [Dołącz link do ankiety, jeśli dotyczy]
Chętnie obejrzymy Twoje zdjęcia lub filmy z [Nazwa wydarzenia]. Jeśli publikujesz je w mediach społecznościowych, dołącz hashtag #[hasztag wydarzenia], abyśmy mogli je sprawdzić.
Mamy nadzieję, że podobało się wam to wydarzenie i zapraszamy na następne. Jeśli masz jakieś sugestie lub pytania, skontaktuj się z nami. [Dołącz dane kontaktowe]
Jeszcze raz dziękujemy za wsparcie i mamy nadzieję, że zobaczymy się wkrótce.
Z wyrazami szacunku,
[Twoje imię]
Wysyłaj wiadomości e-mail po spotkaniu lub imprezie firmowej
Cześć [Imię],
Chciałem powiedzieć, jak bardzo podobało mi się spotkanie z Tobą w [Nazwa firmy] [Nazwa wydarzenia] w dniu [Data]. Doceniam to, że dzielisz się swoimi przemyśleniami i opiniami na temat [głównego tematu wydarzenia/mówcy/panelu].
Dla Twojej wygody załączam moje notatki w [Topic]. Chętnie porozmawiam z Tobą o tym i możliwości współpracy.
Daj mi znać, kiedy dogodne byłoby dla Ciebie spotkanie, abyśmy mogli kontynuować rozmowę przez telefon. Link do mojego kalendarza i LinkedIn znajdziesz poniżej.
Nie mogę się doczekać naszej następnej rozmowy.
Wszystkiego najlepszego,
[Twoje imię]
Dziękujemy za udział w wirtualnym wydarzeniu
Cześć [Imię],
Dziękujemy za udział w naszym wydarzeniu, [Tytuł wydarzenia]. Zdaję sobie sprawę, że Twój czas jest cenny i cieszę się, że znalazłeś czas, aby do nas dołączyć.
Chciałem poinformować, że dostępna jest już powtórka, a także dodaliśmy kilka pomocnych zasobów, które pomogą utrzymać wydarzenie.
wezwanie do działania:Przejdź teraz do [Tytuł wydarzenia].
Jeśli nie mieliście okazji go obejrzeć, koniecznie to zróbcie! Chcielibyśmy usłyszeć, co myślisz. Twoja opinia jest niezwykle pomocna.
Do zobaczenia następnym razem!
[Twoje imię]
Dziękuję gościowi mówcy
Drogi [Imię mówcy],
Mam nadzieję, że masz jak dotąd wspaniały tydzień!
Chciałem tylko kontynuować i wyrazić szczerą wdzięczność za udział jako gościnny mówca w [Tytuł wydarzenia]. Twoja prezentacja była [dostosowana z prawdziwym komplementem]. Było jasne, że włożyłeś wiele przemyśleń i przygotowań w swoje przemówienie i to było widać.
Otrzymałem tak wiele pozytywnych opinii od uczestników na Twój temat. Ludzie byli pod szczególnym wrażeniem [zwyczaju]. Jestem pewien, że wiedza, którą podzieliłeś się podczas [Tytuł wydarzenia] pozytywnie wpłynie na uczestników na wiele sposobów.
Jeszcze raz dziękujemy za udział. Mamy nadzieję, że w przyszłości wrócisz jako mówca!
Wszystkiego najlepszego,
[Twoje imię]
Dziękujemy za bycie sponsorem wydarzenia
Drogi [Imię sponsora],
Mam nadzieję, że dobrze sobie radzisz po [Nazwa wydarzenia].
Chciałem tylko śledzić i wyrazić moją szczerą wdzięczność za sponsoring. Twój wkład był kluczowy dla sukcesu wydarzenia i wszyscy jesteśmy bardzo wdzięczni za wsparcie.
[Nazwa wydarzenia] odniosła ogromny sukces i było jasne, że nasi uczestnicy lubili angażować się w [custom]. Otrzymaliśmy tak wiele pozytywnych opinii na temat [listy rzeczy, które skomentowali uczestnicy].
Jesteśmy bardzo dumni, że mamy Cię jako partnera i cieszymy się na współpracę z Tobą w przyszłości.
Dzięki jeszcze raz,
[Twoje imię]
Dziękuję zespołowi imprezy
Drogi Zespole [Nazwa Wydarzenia],
Mam nadzieję, że wszyscy czujecie się świetnie po tak udanym wydarzeniu!
Piszę, aby wyrazić moją szczerą wdzięczność za całą ciężką pracę, dzięki której [Nazwa wydarzenia] przebiegło bez żadnych problemów. Ciężko pracowaliśmy i to się opłaciło. [Niestandardowe serdeczne podziękowania za konkretny wynik].
Byłem pod szczególnym wrażeniem [listy rzeczy, które doceniłeś w wydarzeniu]. Doceniam również możliwość poznania każdego z Was.
Jeszcze raz dziękuję za całą ciężką pracę. Już nie mogę się doczekać naszego kolejnego wydarzenia!
Wszystkiego najlepszego,
[Twoje imię]
Ankieta uczestników po wydarzeniu
Cześć [imię uczestnika],
Mam nadzieję, że dobrze się bawiłeś na [Nazwa wydarzenia]! Cieszymy się, że możesz do nas dołączyć.
Chcielibyśmy usłyszeć, co myślisz o wydarzeniu! Poświęć kilka minut na wypełnienie naszej ankiety po wydarzeniu. Twoja opinia jest ważna, ponieważ pomoże nam udoskonalić przyszłe wydarzenia.
wezwanie do działania:Weź udział w ankiecie
Dziękuję bardzo za poświęcony czas.
Wszystkiego najlepszego,
[Twoje imię]
Teraz, gdy wiesz, jak napisać e-mail uzupełniający o wydarzeniach, które mają wpływ i są autentyczne, jesteś na dobrej drodze do zorganizowania kolejnego wydarzenia. Pamiętaj, że Eventbrite ma wszystko, czego potrzebujeszstworzyć wyjątkową imprezę. Wykraczając poza sprzedaż biletów na wydarzenia, platforma oferuje zaawansowane możliwości marketingowe, raportowanie i analizy, a nawet przydatną aplikację organizatora.
Twórz, reklamuj i omawiaj wspaniałe wydarzenia zNarzędzia organizatora EventbriteDzisiaj.
