Wyobraź sobie świat bez komunikatów potwierdzających. Żadnych zielonych znaczków na bankomatach, aby pokazać, że Twoja płatność została zrealizowana w Twojej ulubionej restauracji. Bez podwójnego sprawdzania z przyjaciółmi lub rodziną, kiedy masz przyjść na obiad. Nie możesz nawet poprosić o RSVP na przyjęcie z okazji premiery produktu – musisz tylko mieć nadzieję i modlić się, że obsłużysz odpowiednią liczbę osób.
Brzmi okropnie, prawda?
Brak potwierdzenia wywołuje niepokój również u potencjalnych klientów. Może się wydawać, że to stosunkowo niewielka rzecz, o której należy zapomnieć, ale w świecie natychmiastowej informacji zwrotnej brak wiadomości potwierdzającej może negatywnie wpłynąć na wrażenia klienta. W rezultacie zobaczysz więcej niepojawiających się klientów i mniej powracających klientów.
Poprawne otrzymywanie wiadomości potwierdzających to zupełnie inna sprawa sama w sobie. Musisz podać kluczowe szczegóły spotkania i spersonalizować wiadomość, a jednocześnie upewnić się, że głos Twojej marki jest słyszalny.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co sprawia, że wiadomość e-mail z potwierdzeniem wizyty jest świetna, i znajdź kilka bezpłatnych szablonów do wykorzystania.
Poniżej omówimy:
- Co to jest wiadomość e-mail z potwierdzeniem spotkania?
- Jak napisać wiadomość e-mail z potwierdzeniem spotkania
- Najlepsze praktyki dotyczące wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania
- Co należy powiedzieć potwierdzając wizytę?
- Jak potwierdzić wizytę
Co to jest wiadomość e-mail z potwierdzeniem spotkania?
E-mail z potwierdzeniem spotkania to krótki e-mail, który firmy wysyłają do klientów po dokonaniu rezerwacji, aby poinformować ich, że ich spotkanie zostało potwierdzone. Zwykle zawiera kluczowe informacje, takie jak godzina, data i adres miejsca.
Istnieje jednak sztuka tworzenia wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania. Chodzi o znalezienie właściwej równowagi między prostotą a personalizacją, aby zachęcić klientów do zaangażowania.
Jak napisać wiadomość e-mail z potwierdzeniem spotkania
Wiadomość SMS lub e-mail z potwierdzeniem spotkania powinna zawierać co najmniej:
- Który produkt lub usługę wybrał klient
- Kiedy odbywa się spotkanie (dataIczas)
- Adres do lokalizacji fizycznych lub link do spotkania w przypadku spotkań wirtualnych
- Kwota płatności (jeśli dotyczy)
Przyjrzyjmy się trzem filarom potwierdzenia wizyty: projekt, treść i dostawa.
1. Projektowanie
Postaraj się, aby wiadomość e-mail z potwierdzeniem spotkania i układ tekstu były proste.
Niektóre główne niedociągnięcia to trudne do kliknięcia wezwania do działania oraz nieczytelne kombinacje tekstu i koloru tła.
Jednak nie ma nic złego w uwzględnieniu estetyki, logo i sloganu Twojej marki, aby dać konsumentowi lepsze poczucie tego, co reprezentujesz.
2. Treść
Podobnie jak w przypadku projektu e-maila dotyczącego spotkania, sama treść musi być jasna, zwięzła i łatwa do zrozumienia dla konsumentów na każdym poziomie umiejętności czytania. Postaraj się, aby twoje wiadomości były zgodne z poziomem czytania ósmej klasy — oznacza to brak słów seskwipedalskich (długie słowa — ironiaw pełniprzeznaczony). Konsumenci nie powinni niczego wyszukiwać w Google, aby zrozumieć Twój przekaz.
Możesz dołączyć kilka prostych obrazów, aby pokazać klientowi, co zarezerwował, lub nawet link, który pozwoli mu potwierdzić spotkanie. To powiedziawszy, nie traktuj tego jako możliwości marketingowej, wypełniając swój e-mail reklamami produktów. Klient chce po prostu mieć wszystkie informacje dotyczące swojej rezerwacji w jednym miejscu.
3. Dostawa
Sposób wysłania wiadomości jest równie ważny jak projekt i treść. Powinieneś wziąć pod uwagę te trzy czynniki:
- Czas: Potwierdź spotkania tak szybko, jak to możliwe. Nie ma powodu, aby opóźniać pocztę — szybsze wiadomości są bardziej angażujące.
- Częstotliwość: Aby zmniejszyć wskaźnik niepojawiania się, musisz wysłać kilkawiadomości przypominające o spotkaniachTwoim klientom. Wraz z pierwszą wiadomością potwierdzającą możesz wysłać przypomnienie na tydzień lub dwa przed spotkaniem, jeśli zostało ono zarezerwowane z dużym wyprzedzeniem. Dzień przed spotkaniem należy również wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniem.
- spam: Musisz dokładnie poznać wytyczne dotyczące spamu swojego dostawcy poczty e-mail. W przeciwnym razie Twoje wiadomości mogą zostać oznaczone jako spam i nigdy nie dotrą do zamierzonego odbiorcy.
Najlepsze praktyki dotyczące wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania
Oto nasze najważniejsze wskazówki dotyczące pisania idealnego e-maila z potwierdzeniem spotkania:
- Użyj nazwy klienta:McKinseyaniedawno odkryli, że marki mogą zwiększyć swoje przychody o 10-15% poprzez personalizację obsługi klienta. Jednym z najprostszych sposobów, aby każdy klient poczuł się zauważony, jest używanie jego imienia we wszystkich komunikatach.
- Wyraź swój temat: Na przykład ten wiersz tematu sprawia, że od razu wiadomo, o co chodzi w wiadomości e-mail: „Potwierdź nadchodzącą wizytę u dentysty”. Dzięki uwzględnieniu słów kluczowych, takich jak „dentysta” i „wizyta”, klient będzie mógł bez problemu znaleźć e-mail, jeśli będzie musiał do niego wrócić.
- Dołącz przycisk dodawania do kalendarza: kiedy klienci mogą dodać spotkanie bezpośrednio do swojego osobistego kalendarza, jest znacznie bardziej prawdopodobne, że przyjdą na spotkanie.
- Udostępnij swoje dane kontaktowe: Bądź dostępny, dodając do swoich wiadomości dane kontaktowe sklepu, takie jak numer telefonu lokalu i adres e-mail obsługi klienta.
- Daj klientom możliwość potwierdzenia, anulowania lub zmiany terminu: Umieść link w SMS-ach i e-mailach z potwierdzeniem wizyty, który pozwoli klientom potwierdzić, anulować lub zmienić wizytę. To kolejny kluczowy krok, jeśli chcesz ograniczyć liczbę niepojawień.
Co należy powiedzieć potwierdzając wizytę?
Oto kilka przykładowych skryptów potwierdzających spotkanie, których możesz użyć jako inspiracji:
Szablon wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania
Wiersz tematu : Twoje spotkanie [nazwa marki] zostało potwierdzone
Cześć [Nazwa klienta],
Dziękujemy za dokonanie rezerwacji w [brand name].
Dane Twojej rezerwacji są następujące:
Data: [wstawić dzień/miesiąc/rok
Czas: [wstaw czas[
Czas trwania: [wstaw czas trwania]
Zobaczysz: [wstaw nazwę współpracownika sklepu]
Aby omówić: [wstaw żądany produkt lub usługę]
Miejsce: [wstaw adres]
Aby potwierdzić, anulować lub zmienić termin wizyty, odwiedź: [wstaw link]
Jeśli chodzi o napisanie idealnego e-maila potwierdzającego, to naprawdę wszystko. Pamiętaj, chodzi o jak najprostsze przekazanie informacji – klienci nie oczekują sonetu szekspirowskiego. Mniej znaczy więcej.
Przykład wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania
Oto przykład e-maila z potwierdzeniem spotkania dla makiety marki biżuterii:
Ta opcja jest świetna, ponieważ klienci mogą dodać spotkanie bezpośrednio do swojego kalendarza. Kopia jest również czysta i prosta.
Przykładowy szablon wiadomości SMS z potwierdzeniem spotkania
Pamiętaj, aby wiadomości tekstowe z potwierdzeniem wizyty były krótkie i treściwe. W przeciwieństwie do e-maili, standardowa wiadomość SMS nie może przekraczać 160 znaków.
Cześć [imię],
Twój [rodzaj spotkania] został potwierdzony na [godzina], [dzień tygodnia / miesiąc / rok], o godz
Kliknij tutaj, aby zmienić termin lub anulować: [wstaw link]
[Nazwa handlowa].
Przykłady tekstów potwierdzających wizytę
Oto jak ten tekst potwierdzenia będzie wyglądał dla użytkownika końcowego:
Jest na temat, a nawet zawiera przydatny link, jeśli klient chce potwierdzić, anulować lub zmienić termin wizyty.
Jak potwierdzić wizytę
Aby potwierdzić wizytę, po prostu skonfiguruj ustawienia wiadomości potwierdzającej w naszym systemie rezerwacji wizyt online. Nasze inteligentne oprogramowanie automatycznie wyśle Twoim klientom potwierdzone spotkanie SMS-em, e-mailem lub jednym i drugim.
Jak odpowiedzieć na wiadomość potwierdzającą
Wysyłanie SMS-ów z potwierdzeniem, aby klient wiedział, że otrzymałeś potwierdzenie wizyty, nie jest absolutnie konieczne, ale jest miłym akcentem. Ponieważ podałeś już wszystkie kluczowe informacje, najlepiej, aby odpowiedź na potwierdzenie spotkania była krótka i słodka.
Oto kilka prostych wiadomości tekstowych z potwierdzeniem, które warto wziąć pod uwagę:
- „Dziękujemy za poświęcenie czasu na potwierdzenie rezerwacji u nas. Czekamy na Ciebie [dzień/miesiąc/rok spotkania] o [godzina].
- "Dziękuję za potwierdzenie."
- „Twoja rezerwacja [rodzaj spotkania] została potwierdzona. Dziękuję. [Nazwa handlowa].
Wysyłaj automatyczne potwierdzenia spotkań za pomocą Qudini
Dzięki Qudini automatyczne potwierdzenia są efektywne pod względem czasu i kosztów. Twój zespół nie będzie musiał odbierać połączeń, aby umawiać się na spotkania. W rzeczywistości nie będą nawet musieli wysyłać żadnych e-maili. Dzięki naszym spersonalizowanym szablonom wiadomości e-mail Twój zespół nie będzie musiał martwić się o planowanie rezerwacji, aby mógł zająć się ważnymi zadaniami.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak naszOprogramowanie do rezerwacji terminówdziała, poproś o demo, korzystając z poniższego formularza. Chcielibyśmy pokazać Ci, dlaczego marki korporacyjne na całym świecie wybierają nasze usługi automatycznego potwierdzania wizyt.
